Polityka prywatności

POLITYKA PRYWATNOŚCI

 § 1
Administrator Danych Osobowych,

Uprzejmie informujemy, że Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Wiktor Kuźmicki prowadzący działalność gospodarczą pod firmą: Studencki Ośrodek Kształcenia INDEKS Wiktor Kuźmicki z siedzibą w Olsztynie, ul. Dworcowa 49/83, 10 – 437 Olsztyn, wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, numer NIP: 739-225-31-06 (dalej zwany Indeksem).

  § 2

Definicje

Definicje:

• Polityka – oznacza niniejszą Politykę prywatności, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu lub treści zapisów Polityki;
• Dane – oznaczają dane osobowe, o ile co innego nie wynika wyraźnie z treści niniejszej Polityki, pozwalające na Pani/Pana identyfikację jako osoby fizycznej np. Pani/Pana imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, adres zamieszkania, ale także w określonych sytuacjach cookies, dane o wykorzystaniu, itp.;
• Osoba upoważniona – rozumie się przez to osobę upoważnioną przez Administratora Danych Osobowych do przetwarzania danych osobowych. Osobą upoważnioną może być pracownik INDEKSU, osoba wykonująca prace na podstawie umowy zlecenia lub innej umowy cywilno-prawnej zawartej z INDEKSEM, a także osoba odbywająca wolontariat, praktykę lub staż w INDEKSIE, etc.;
• Przetwarzanie danych osobowych – rozumie się przez to operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, takie jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie danych osobowych;
• RODO – oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobod­nego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1);
• Strona internetowa – strona internetowa INDEKSU: https://indeks.edu.pl/ wraz ze sklepami internetowymi: https://trojmiasto.indeks.edu.pl, https://olsztyn.indeks.edu.pl, https://bydgoszcz.indeks.edu.pl,
• Profilowanie – oznacza dowolną formę zautomatyzowanego przetwa­rzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycz­nej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się;
• Użytkownik – osoba korzystająca ze strony internetowej INDEKSU.

§ 3
Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych

INDEKS przetwarza Pani/Pana dane osobowe w różnych celach, jednak zawsze zgodnie z prawem. Poniżej znajdzie Pani/Pan wyszczególnione cele przetwarzania danych osobowych wraz z podstawami prawnymi.

W celu złożenia zamówienia (zapisania na kurs) przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

• imię i nazwisko osoby zamawiającej,
• adres zamieszkania osoby zamawiającej,
• adres e-mail osoby zamawiającej,
• numer telefonu osoby zamawiającej,
• ewentualnie numer rachunku bankowego,
• imię i nazwisko uczestnika kursu,
• adres zamieszkania uczestnika kursu,
• adres e-mail uczestnika kursu,
• numer telefonu uczestnika kursu.

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 pkt b) RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli są one konieczne do wykonania umowy lub podjęcia czynności zmierzających do zawarcia umowy; jeżeli zdecyduje się Pan/Pani podać również inne dane osobowe, uznajemy, że wyraził(a) Pan/Pani zgodę na przetwarzanie również tych danych — wtedy podstawą prawną takiego przetwarzania może być art. 6 ust. 1 pkt a) RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody.

W celu kontaktu telefonicznego/mailowego w sprawach związanych z realizacją zamówienia/wykonaniem umowy przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

• imię i nazwisko,
• numer telefonu,
• adres e-mail.

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 pkt b) RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli są one konieczne do wykonania umowy lub podjęcia czynności zmierzających do zawarcia umowy.

W celu wystawienia rachunku lub faktury i spełnienia innych obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego, takich jak np. przechowywanie dokumentacji księgowej przez 5 lat od zakończeniu roku w którym powstał obowiązek podatkowy wynikający z wykonania umowy, przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

• imię i nazwisko,
• adres zamieszkania.

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 pkt c) RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli takie przetwarzanie jest konieczne do wywiązania się przez Administratora Danych Osobowych z obowiązków wynikających z przepisów prawa.

W celu tworzenia rejestrów i ewidencji związanych z RODO, w tym np. rejestru osób, które zgłosiły sprzeciw zgodnie z RODO, przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,

ponieważ po pierwsze, przepisy RODO nakładają na nas określone obowiązki dokumentacyjne dla wykazania zgodności i rozliczalności, po drugie, jeżeli zgłosi Pan/Pani np. sprzeciw wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych do celów marketingowych, musimy wiedzieć, wobec kogo nie stosować marketingu bezpośredniego, ponieważ sobie tego nie życzy.

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest po pierwsze, art. 6 ust. 1 pkt c) RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli takie przetwarzanie jest konieczne do wywiązania się przez Administratora Danych Osobowych z obowiązków wynikających z prawa; po drugie, art. 6 ust. 1 pkt f) RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem INDEKSU jest wiedza na temat osób, które realizują swoje uprawnienia wynikające z RODO).

W celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

• imię i nazwisko,
• adres zamieszkania,
• adres e-mail.

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 pkt f) RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem INDEKSU jest dysponowanie danymi osobowymi, które pozwolą ustalić, dochodzić lub bronić się przed roszczeniami, w tym Użytkowników).

W celu wykorzystywania cookies poprzez stronę internetową przetwarzamy te niewielkie informacje tekstowe (cookies zostaną opisane w odrębnym punkcie). Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 pkt a) RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody, z uwzględnieniem sytuacji, gdy o fakcie wyrażenia zgody świadczy zachowanie jednoznacznie wskazujące na świadome działanie Użytkownika – przy pierwszym wejściu na stronę internetową pojawia się zapytanie o zgodę lub informacja o wykorzystaniu cookies.

W celu administrowania stroną internetową przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

• adres IP,
• data i czas serwera,
• informacje o przeglądarce internetowej,
• informacje o systemie operacyjnym

– dane te są zapisywane automatycznie w tzw. logach serwera, przy każdorazowym korzystaniu ze strony internetowej. Administrowanie stroną internetową bez użycia serwera i bez tego automatycznego zapisu nie byłoby możliwe. Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 pkt f) RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem INDEKSU jest administrowanie stroną internetową).

W celu prowadzenia marketingu bezpośredniego przetwarzamy dane osobowe, jak:

• imię;
• nazwisko;
• adres e-mail;
• numer telefonu.

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 pkt f) RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes;

Możemy przetwarzać także inne Twoje dane na podstawie wyrażonej przez Ciebie zgody w celu w niej określonym. Podstawą prawną takiego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 pkt a) RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody.

 § 4

Pliki Cookies

1. Administrator Danych Osobowych wykorzystuje pliki cookies (ciasteczka), czyli niewielkie informacje tekstowe, przechowywane na urządzeniu końcowym Użytkownika (np. komputerze, tablecie, smartfonie). Cookies mogą być odczytywane przez system teleinformatyczny Administratora Danych Osobowych.
2. Administrator Danych Osobowych przechowuje pliki cookies na urządzeniu końcowym Użytkownika, a następnie uzyskuje dostęp do informacji w nich zawartych w celach statystycznych, w celach marketingowych (remarketing) oraz w celu zapewnienia prawidłowego działania strony internetowej.
3. Administrator Danych Osobowych informuje niniejszym Użytkownika, że istnieje możliwość takiej konfiguracji przeglądarki internetowej, która uniemożliwia przechowywanie plików cookies na urządzeniu końcowym Użytkownika. W takiej sytuacji korzystanie ze strony internetowej przez Użytkownika może być utrudnione, lecz nie ogranicza prawa do korzystania z oferty edukacyjnej zawartej na stronie internetowej.
4. Administrator Danych Osobowych wskazuje niniejszym, że pliki cookies mogą być przez Użytkownika usunięte po ich zapisaniu przez Administratora Danych Osobowych, poprzez odpowiednie funkcje przeglądarki internetowej, programy służące w tym celu lub skorzystanie z odpowiednich narzędzi dostępnych w ramach systemu operacyjnego, z którego korzysta Użytkownik.

 § 5
Logi serwera

1.  Korzystanie ze strony internetowej wiąże się z przesyłaniem zapytań do serwera, na którym przechowywany jest strona internetowa.
2. Każde zapytanie skierowane do serwera zapisywane jest w logach serwera. Logi obejmują m.in. adres IP Użytkownika, datę i czas serwera, informacje o przeglądarce internetowej i systemie operacyjnym, z jakiego korzysta Użytkownik.
3. Logi zapisywane i przechowywane są na serwerze.
4. Dane zapisane w logach serwera nie są kojarzone z konkretnymi osobami korzystającymi ze Strony i nie są wykorzystywane przez Administratora Danych Osobowych w celu identyfikacji Użytkownika.
5. Logi serwera stanowią wyłącznie materiał pomocniczy służący do administrowania stroną internetową, a ich zawartość nie jest ujawniana nikomu poza osobami upoważnionymi do administrowania serwerem.

§ 6

Zasady ochrony Pani/Pana danych osobowych

1. Wszelkie Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2. INDEKS przed rozpoczęciem przetwarzania Pani/Pana danych osobowych obowiązany jest spełnić obowiązek informacyjny wynikający z przepisów RODO, co czyni udostępniając niniejszą Politykę prywatności.
3. Zebrane dane osobowe są przetwarzane dla oznaczonych i zgodnych z prawem celów.
4. Przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych odbywa się zgodnie z zasadami dotyczącymi merytorycznej poprawności oraz adekwatnie do celów, w jakich dane zostały zebrane.
5. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celów przetwarzania.
6. Pani/Pana dane nie są udostępniane bez Pani/Pana zgody, chyba że udostępnia się te dane osobom lub podmiotom upoważnionym zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.
7. Przetwarzanie Pani/Pana danych odbywa się w systemie informatycznym jak i w formie tradycyjnej (w formie pisemnej/papierowej).
8. Przysługują Pani/Panu wszelkie uprawnienia wynikające z RODO, o których szerzej w § 8 niniejszej Polityki.
9. INDEKS weryfikuje i zapewnia możliwość efektywnego wykonania każdego Pani/Pana żądania związanego z ochroną Pani/Pana danych osobowych.
10. INDEKS zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa Pani/Pana danych za pomocą przyjętych procedur odpowiadających ryzyku naruszenia Pani/Pana praw i wolności w skutek przetwarzania przez nią Pani/Pana danych osobowych.

 § 7

Udostępnianie danych

 Jak większość podmiotów, w swojej działalności korzystamy z pomocy innych usługodawców, co niejednokrotnie wiąże się z koniecznością przekazania danych osobowych. Poniżej lista odbiorców Pani/Pana danych:

2. Niezależnie od powyższego, może się zdarzyć, że np. na podstawie właściwego przepisu prawa lub decyzji właściwego organu będziemy zobowiązani przekazać Pana/Pani dane osobowe również innym podmiotom. W konsekwencji trudno nam przewidzieć, kto może zgłosić się z żądaniem udostępnienia danych osobowych. Niemniej ze swojej strony zapewniamy, że każdy przypadek żądania udostępnienia danych osobowych analizujemy bardzo wnikliwie, aby nie przekazać informacji osobie nieuprawnionej.
3. Nie przewidujemy przekazywania Pani/Pana danych osobowych jakimkolwiek podmiotom zajmującym się marketingiem produktów lub usług.
4. W każdym wypadku wymagamy od podmiotów trzecich zachowania poufności i bezpieczeństwa przekazanych danych oraz wykorzystania ich jedynie do zapewnienia nam danej usługi lub produktu.

 § 8

Uprawnienia

1. Zgodnie z przepisami RODO, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz ustawy Prawo telekomunikacyjne przysługuje Pani/Panu:

a) prawo do cofnięcia zgód na:

• przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych, jeśli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody.

Może Pani/Pan w każdej chwili cofnąć zgodę w siedzibie INDEKSU, telefonicznie, za pośrednictwem korespondencji e-mail lub listownie. Jeśli przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych odbywało się na podstawie zgody, jej cofnięcie nie powoduje, że przetwarzanie danych osobowych do tego momentu było niezgodne z prawem, tzn. odwołanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem dotychczasowego przetwarzania.

b) prawo do wniesienia:

• sprzeciwu w zakresie przetwarzania Pani/Pana danych w celu marketingu bezpośredniego,
• uzasadnionego sprzeciwu dotyczącego przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w ramach prawnie uzasadnionych interesów INDEKSU z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją.

Musi Pani/Pan jednak pamiętać, że zgodnie z przepisami możemy odmówić uwzględnienia sprzeciwu, jeżeli wykażemy, że istnieją prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, które są nadrzędne do w stosunku do Pani/Pana interesów, praw i wolności lub istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

c) prawo dostępu do Pani/Pana danych, w tym uzyskania kopii danych podlegających przetwarzaniu, także w formie elektronicznej;

d) prawo do sprostowania (poprawienia) Pani/Pana danych osobowych, jeśli Pani/Pana dane znajdujące się w naszym posiadaniu są niedokładne lub niekompletne, na Pani/Pana żądanie INDEKS dokonuje ich sprostowania;

e) prawo do usunięcia Pani/Pana danych, jeśli Pani/Pana dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, a INDEKS nie ma podstaw do ich przetwarzania, np. na podstawie Pani/Pana zgody albo realizacji obowiązku prawnego, gdy został wniesiony skuteczny sprzeciw względem przetwarzania Pani/Pana danych lub konieczność usunięcia Pani/Pana danych wynika z obowiązku prawnego;

f) prawo do przenoszenia danych udostępnionych nam przez Panią/Pana w formacie do odczytu maszynowego, np. w celu udostępnienia ich innemu dostawcy usług;

g) prawo ograniczenia przetwarzania Pani/Pana danych w następujących przypadkach (przy składaniu wniosku należy wskazać jeden z poniższych przypadków):

• jeśli ma Pani/Pan zastrzeżenia co do prawidłowości Pani/Pana danych;
• jeśli uważa Pani/Pan, że nie powinniśmy przetwarzać Pani/Pana danych, ale jednocześnie nie chce Pani/Pan, abyśmy je usunęli;
• jeśli takie dane osobowe nie są już nam potrzebne, natomiast Pani/Pan potrzebuje ich w związku z dochodzeniem roszczeń;
• jeśli został przez Panią/Pana wyrażony sprzeciw wobec przetwarzania Pani/Pana danych, a naszym obowiązkiem jest sprawdzenie, czy powinniśmy je dalej przetwarzać.

2. Ze swoich uprawnień może Pani/Pan skorzystać poprzez złożenie odpowiedniej dyspozycji w siedzibie INDEKSU, za pośrednictwem poczty tradycyjnej, elektronicznej lub telefonicznie.
3. INDEKS niezwłocznie, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania dyspozycji – udzieli Pani/Panu informacji o działaniach podjętych w związku z Pani/Pana żądaniem. W razie potrzeby termin realizacji Pani/Pana żądania może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę zgłoszonych do INDEKS żądań.
4. W celu realizacji Pani/Pana żądania, jesteśmy uprawnieni do weryfikacji Pani/Pana tożsamości, aby Pani/Pana dane nie trafiły do nieuprawnionej osoby.
5. Jeżeli Pani/Pana żądanie okazałoby się ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, w szczególności ze względu na swój nagminny charakter, INDEKS może zażądać uzasadnionej opłaty za realizację wniosku albo odmówić podjęcia działań w związku z żądaniem.

 § 9

Wymóg podania danych osobowych

1. Podanie jakichkolwiek danych osobowych jest dobrowolne i zależy od Pana/Pani decyzji. Jednakże w niektórych przypadkach podanie określonych danych osobowych jest konieczne, aby spełnić Pana/Pani oczekiwania w zakresie korzystania z naszej działalności i tak np. podanie danych osobowych jest konieczne:
2. aby zawrzeć z nami umowę,
3. aby mógł/mogła Pan/Pani otrzymać fakturę,
4. aby dokonać zamówienia (dokonać zapisu na kurs),
5. aby móc się skontaktować z Panem/Panią telefonicznie w sprawach związanych z wykonaniem umowy,
6. Niezależnie od tego, czy życzy sobie Pan/Pani otrzymywać treści marketingowe na adres e-mail lub nie, konieczne jest podanie używanego na co dzień adresu e-mail — jest to jeden z głównych kanałów komunikacji i bez niego nie jesteśmy w stanie przesyłać ważnych wiadomości dotyczących realizacji kursu.
7. INDEKS nie stosuje praktyk polegających na wymuszeniu wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych w zamian za możliwość skorzystania z określonych zniżek lub promocji.

§ 10

Okres przetwarzania danych osobowych

1. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, Pana/Pani dane osobowe przetwarzamy przez czas niezbędny do osiągnięcia wyznaczonego celu. Po tym okresie Pana/Pani dane osobowe zostaną nieodwracalnie usunięte lub zniszczone.
2. W sytuacji, gdy nie potrzebujemy wykonywać innych operacji na Pana/Pani danych osobowych niż ich przechowywanie, do momentu trwałego usunięcia lub zniszczenia dodatkowo je zabezpieczymy — poprzez pseudonimizację.
3. Odnośnie do czasu przetwarzania danych osobowych uprzejmie informujemy, że dane osobowe przetwarzamy przez okres:

• trwania umowy — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w celu zawarcia i wykonania umowy;
• 3 lat lub 6 lat + 1 rok — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (długość okresu zależy od tego, czy obie strony są przedsiębiorcami, czy też nie);
• 5 lat — w odniesieniu do danych osobowych wiążących się ze spełnieniem obowiązków z prawa podatkowego;
• do czasu cofnięcia zgody lub osiągnięcia celu przetwarzania, jednak nie dłużej niż przez 3 lata — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych na podstawie zgody;
• do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub osiągnięcia celu przetwarzania, jednak nie dłużej niż przez 5 lat — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora Danych Osobowych lub do celów marketingowych;
• do czasu zdezaktualizowania się lub utraty przydatności, jednak nie dłużej niż przez 3 lata — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych głównie do celów analitycznych, wykorzystania cookies i administrowania stroną internetową.

5. Okresy w latach liczymy od końca roku, w którym rozpoczęliśmy przetwarzanie danych osobowych, aby usprawnić proces usuwania lub niszczenia danych osobowych.
6. Dodatkowy rok związany z przetwarzaniem danych osobowych zebranych na potrzeby wykonania umowy jest podyktowany tym, że może Pan/Pani zgłosić roszczenie na chwilę przed upływem terminu przedawnienia, żądanie może zostać doręczone z istotnym opóźnieniem lub może Pan/Pani błędnie określić termin przedawnienia swojego roszczenia.

 § 11

Prawo do wniesienia skargi

Jeżeli uważa Pani/Pan, że Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z obowiązującym prawem, może Pani/Pan wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

 § 12

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Uprzejmie informujemy, że INDEKS identyfikuje przypadki, w których dokonywane będzie profilowanie przetwarzanych danych oraz posiada mechanizmy zapewniające zgodność tego procesu z prawem. W przypadku zidentyfikowania przypadków profilowania i zautomatyzowanego podejmowania decyzji INDEKS po­stępuje zgodnie z przyjętymi zasadami w tym zakresie.

 § 13

Postanowienia końcowe

W kwestiach nieuregulowanych niniejszą Polityką prywatności obowiązują przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.